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수단공고(收單公告) 및 수단접수흐름도
수단공고와 수단접수는 다음 순서대로 진행하면 된다.
① 수단모집공고
종보(宗報), 일간신문, 안내문 우편발송, 인터넷 포털사이트, 종친회 홈페이지 등을 활용하여 공고한다.
② 수단접수교육
수단접수자 또는 지파 및 지역종회 수단위원(收單委員)에 대한 수단접수 및 작성방법 등을 교육시킨다.
③ 수단용지 발송
족보편찬안내문, 수단 甲지, 수단 乙지, 수단작성범례(收單作成凡例), 편집샘플 등을 동봉하여 지파, 지역종친회 또는 일가 분들에게 우편발송한다. 요즘은 종친회 홈페이지에서 수단용지를 다운받아 작성할 수 있도록 지원하는 문중이 늘어나고 있다.
④ 수단접수
수단용지 발송 후 일정 시간이 지나면 수단(收單)이 접수된다. 수단이 접수되면 첫째, 구 족보에 등재되어 있는지 확인한다. 둘째, 계대(系代)를 확인한다. 셋째, 수단금(收單金)과 족보 구입 수량을 체크하고 예약금(豫約金)을 확인한 다음 접수된 수단용지(收單用紙)를 편집실로 인도(引導)한다. 선대미상(先代未詳)인 수단용지(收單用紙)는 별도로 관리하여 편집실로 인도(引導)한다.
⑤ 수단접수 마감
수단접수(收單接受)는 접수마감일을 정하여 시행한다. 수단접수실적이 저조한 경우에는 3개월 또는 6개월 단위로 몇 차례 접수기간을 연장하며 시행하나 너무 길어지면 족보편찬비용(族譜編纂費用)이 추가되므로 주의해야 한다.
