[구(舊) 족보에 등재되어 있는 분의 수단 작성요령]

① 구(舊) 족보에 등재된 분들은 족보편찬위원회에서 배부한 수단甲지와 수단乙지, 수단작성범례, 편집샘플을 참고하여 구(舊) 족보 발간 이후 출생, 사망, 행적변경(行跡變更)에 따른 새로운 수단지를 작성해서 제출한다. 이때 구(舊) 족보(대동보, 세보, 파보, 가승보)에 등재된 페이지를 복사하여 함께 제출하면 더욱 좋다.

② 등재할 내용이 별로 없는 분은 구(舊) 족보를 복사하여 빈 공간에 내용을 기재하여 제출해도 된다.

③ 제적등본 또는 가족관계증명서를 발급받아 여유 공간에 등재할 내용을 기재하여 제출해도 무방하다.제적등본과 가족관계증명서를 수단지로 제출하는 분은 페이지 상단에 구 (舊) 족보 몇 권 몇 페이지에 등재되어 있는지를 표기해야한다.

[구 족보에 등재되어 있지 않는 분의 수단 작성요령]

족보가 없는 분들은 일단 뿌리를 찾아야 하므로 본인들이 기록으로 증명해야 한다. 따라서 족보가 없는 분들은 보학전문가, 종친회 족보담당자, 일가친척 등 가능한 모든 분들의 자문(諮問)을 받아 뿌리를 찾아야 한다. 따라서 아래 몇 가지 항목으로 구분하여 뿌리를 찾아보는 방법을 설명하겠다.

① 선조 또는 친척 중 한 명이라도 족보에 등재되어 있는 경우

이 경우라도 일가친척은 분명하지만 제적등본 등으로도 확인할 수 없고 그 어떤 문서로도 친척이라는 걸 확인할 수 없으므로 친척 몇 분의 보증을 받아 보증서(또는 판결문 등)와 수단지를 함께 제출한다. 접수된 자료는 편찬위원회(編纂委員會)의 심의(審議)를 거쳐 족보에 등재해 준다. 자료가 미비하여 심의를 통과하지 못하면 족보 뒤편 즉 선대미상(先代未詳)으로 보책(譜冊) 말미에 올려준다. 그 외 친척 및 형제분은 구 족보에 모두 등재되어 있는데 본인만 빠져 있는 경우에는 일가친척 수단접수 시 같이 제출하면 되고 따로 제출할 경우에는 제적등본 또는 가족관계증명서를 제출하여 친척 또는 형제인 것을 확인시켜야 한다.

② 가승보(家乘譜)에만 등재되어 있는 경우

대동보(大同譜), 세보(世譜), 파보(派譜)에는 등재되어 있지 않고 가승보에만 등재되어 있으면 가승보(家乘譜)와 수단지를 함께 제출하면 된다. 제출된 가승보는 대동보, 세보, 파보 등과 대조 확인하여 이상이 없을 경우 등재(登載)해 준다. 가승보를 가지고도 뿌리를 찾을 수 없거나 계대(系代)가 명확하지 않은 경우에는 선대미상(先代未詳)으로 보책 마지막 부분에 등재해 준다.

③ 족보도 없고 일가친척도 없는 경우

선조님이 살았던 고향(이하 집성촌) 또는 조상묘소가 있는 곳을 방문하여 자료를 수집하고 자료가 없는 경우에는 본인 직계의 제적등본을 발급받아 신규 수단지와 함께 제출하면 된다.옛날에는 집에서 부르는 이름과 족보에 올린 이름(譜名)이 다른 경우가 많았으므로 기억에 남아있는 선조님들의 이름을 기재하여 제출하는 것도 뿌리를 찾는데 도움이 되며 그 외 파(派), 어릴 때 이름(兒名), 호(號) 등을 알면 뿌리를 찾는데 도움이 된다. 따라서 뿌리를 찾는데 조금이라도 도움이 될 만한 자료는 모두 제출해야 한다. 제출된 제적등본 기타 자료를 가지고 뿌리를 찾을 수 없는 경우에는 보책(譜冊) 말미에 선대미상으로 올려준다.

[수단 甲지 작성방법]

ㅁ 甲지는 세대주 한 사람만 작성한다. 甲지에는 신청자의 주소, 전화번호, 가족 구성원, 수단금 내역, 책 주문 수량 및 예약금액 등을 기록하는 용지로 가족을 대표하는 한 사람만 작성하면 된다.

ㅁ 甲지는 정해진 양식은 없고 족보의 특성 및 종친회 사정에 따라 다음 양식을 참고하여 만들어 사용하면 된다.

[수단 乙지 작성방법]

ㅁ 乙지는 족보의 자손록(子孫錄)에 수록할 모든 사람의 이름, 자(字), 호(號), 출생일, 학력, 경력, 상훈(賞勳), 사망일, 묘소 등을 기재하는 용지로서 <그림1>처럼 인쇄된 용지가 있고 <그림2>처럼 인쇄된 용지가 있다. <그림1>처럼 인쇄된 용지는 족보와 한자를 잘 모르는 사람들을 위하여 고안(考案)된 것으로써, 요즘같이 정서(正書)작업 없이 컴퓨터로 족보를 편집하는 시대에 주로 사용하는 용지이고, <그림2>처럼 인쇄된 용지는 족보편집방법이 전산화되기 전에 주로 사용하였다. 이외 乙지를 대신하여 등재할 내용이 별로 없는 분은 <그림3>처럼 구(舊) 족보를 복사하여 빈 공간에 등재할 내용을 기재하여 제출하는 경우도 있고 <그림4>처럼 제적등본 또는 <그림5> 가족관계증명서를 발급받아 빈 공간에 등재할 내용을 기재하여 제출하기도 한다.

ㅁ 족보를 발간하는 문중은 상기 5종류의 수단제출방법 중 일가 분들이 가장 쉽고 편리하게 작성할 수 있는 수단용지를 선택해서 시행하면 된다. 요즘은 족보편집프로그램이 잘 개발되어 있어 어떤 종류의 수단지로 제출해도 족보편집을 쉽게 할 수 있다.

※수단용지는 한 페이지에서 한 가족의 구성원 전체를 모두 볼 수는 없으나 누구나 작성하기가 쉽다. <그림1>의 용지는 가족구성원 각 1장씩을 작성해야 한다. 즉 가족이 5명(배우자 제외)이면 甲지 1장에 乙지는 5장이 된다.생존자, 사망자 모두 족보에 추가, 수정, 삭제할 내용이 있는 경우에는 1인 1장을 작성한다.

※ 인쇄된 용지는 족보편집형태와 같은 모양으로 계대(系代)를 맞춰가며 작성하면 된다.